Geleneksel yönetim anlayışını benimseyen mükellefler, elektronik belgeleri minimum düzeyde kullanmayı tercih edebiliyor.

Dijital Arşivlemenin Hukuki Boyutu ve 10 Yıllık Saklama Zorunluluğu

Geleneksel yönetim anlayışını benimseyen mükellefler, elektronik belgeleri minimum düzeyde kullanmayı tercih edebiliyor. Fakat elektronik belge, hukuki geçerliliği de olan bir evrak türü. Ayrıca günümüzde birçok e-Belgenin kullanımı da zorunlu tutuluyor. Kullanımı zorunlu olan e-Belgenin arşivlenmesi de aynı şekilde zorunlu olur. Dolayısıyla dijital arşivleme artık çok daha önemli bir konu. Peki, dijital arşivlemenin yasal mevzuattaki yeri nedir?

Dijital Arşivleme Nedir, Hangi e-Belgeler Arşivlenmelidir?

Dijital arşivleme; en basit tabiriyle ticari hayatınızda ürettiğiniz veya size gönderilen resmi elektronik belgelerin, sanal ve güvenli bir kasada düzenli olarak saklanması işlemidir. Belgelerin kâğıt çıktısının dosyalanıp raflarda arşivlenmesinin yarattığı operasyonel yük, dijital arşivleme ile ortadan kalkmış oldu.

Ticari faaliyetlerinizle ilgili tüm e-Belgeleri dijital olarak arşivlemelisiniz. Bu genel olarak opsiyonel olsa da bazı belgelerin arşivlenmesi zorunludur. Örneğin e-Fatura, e-İrsaliye, e-SMM, e-Defter ve e-Arşiv gibi belgeler yasal zorunluluk kapsamında arşivlenmelidir. Zaten dijital ortamda üretilmiş olan bu belgeleri matbu olarak değil, dijital olarak arşivlemek her zaman daha pratiktir.

TTK ve VUK’a Göre e-Belge Arşivleme Zorunluluğu Kaç Yıl?

Elektronik belgelerinizi saklamak sadece sizin işinizi kolaylaştıran bir tercih değil, aynı zamanda sınırları kanunla çizilmiş bir zorunluluktur. TTK ve VUK, dijital belgelerin saklanmasıyla ilgili sürelerin belirlendiği kanunlardır.

Vergi Usul Kanunu`na göre ticari faaliyetlerinize ait tüm defter ve belgeleri en az 5 yıl boyunca saklamak zorundasınız. Yaygın olarak kabul gören 10 yıllık saklama zorunluluğu ise Türk Ticaret Kanunu’nda yer alır. Dolayısıyla hukuki bir sorun yaşamamak adına e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-Defter veya e-Fatura saklama süresini 10 yıl olarak kabul etmenizde fayda var.

Saklama Zorunluluğuna Uymamanın Cezası Var mı?

Yetkili devlet kurumları, e-Belgelerin güvenle saklanmasını ve talep edildiğinde ibraz edilmesini ticari bir sorumluluk olarak görür. Eğer olası bir vergi incelemesinde veya hukuki bir anlaşmazlıkta geçmiş yıllara ait bir e-Belge talep edilirse söz konusu belgeyi sunmanız gerekir. Aksi hâlde belge yok kabul edilir ve cezai yaptırımlar devreye girer.

Saklama zorunluluğuna uymayan mükellefler için özel usulsüzlük cezaları geçerli olur. Vergilendirme süreçlerini etkileyen bir durumun olması hâlinde ise vergi kaybı cezası da kesilebilir. Dolayısıyla e-Belgelerinizi güvenli bir şekilde saklamalısınız.

e-Belgeleri bilgisayarınızda veya fiziksel donanımlarda saklamanız risklidir. Bu riskten korunmak için QNB eSolutions dijital arşivi kullanabilir, belgelerinizin bulut sistemde saklanmasını sağlayabilirsiniz.

QNB eSolutions, bulut arşivleme imkânı sunduğu için elektronik cihazlarınız bozulsa [EO(eKE1] dahi belgeleriniz silinmez. Veri güvenliğini en üst düzeyde tutan QNB eSolutions, aynı zamanda yasal mevzuatlara da tam uyumludur. Banka güvencesinde bir altyapı sunan QNB eSolutions ile e-Belgelerinizi 10 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklayabilir, hukuki risklerden korunabilirsiniz.

Dijital Arşivleme Neden Önemli, Neden Avantajlı?

Dijital arşivlemeyi sadece zorunluluk kapsamında değerlendirmemelisiniz. e-Belgeleri bulutta saklamayı hız, güvenlik ve operasyonel verimlilik sunan bir dijital kasa stratejisine çevirebilirsiniz. Yani dijital arşivleme sadece yasal mevzuatlar gereği değil, işlerinizi kolaylaştırması açısından da önemlidir. Bu önemi artıran detaylar ise dijital arşivlemenin sunduğu avantajlardır.

Fiziksel arşiv; işletme hacminize göre rafları, dolapları veya odaları kaplayabilir. Dijital arşivde böyle bir durum söz konusu değildir ve en küçük bir fiziksel alana dahi ihtiyaç duymazsınız.

Yıllar öncesine ait bir faturayı fiziksel arşivde bulmak saatler sürerken dijitalde bu süre saniyelerle ölçülür. e-Belgelerinizi numaraları, tarihleri veya ilgili oldukları firmaların adlarıyla aratarak saniyeler içinde bulabilirsiniz. Bu da dijital arşivin ne kadar zaman tasarrufu sağladığını gösterir.

Dijital arşivin en önemli avantajlarından biri de kayıp riskini minimize etmesidir. Fiziksel arşivde belgeler kaybolabilir veya çevresel faktörlerden dolayı zarar görebilir. QNB eSolutions gibi güvenilir bir dijital sistemde ise tüm belgeleriniz kayıp riski olmadan yıllarca saklanır.

Özetle dijital arşivlemeyi zorunluluk kapsamında olmayan belgeleriniz için de dikkate alabilir, hukuki güvencenin yanında operasyonel avantajlara da sahip olabilirsiniz.

 [EO(eKE1]Bilgisayarınız yerine daha genel bir kullanım için, sistemlerinizde olumsuz durumlar oluşsa bile vb. gibi bir kullanım olabilir.